Retour d’Expérience (REX) de la réponse COVID-19

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Organization: Terre des hommes
Closing date: 21 May 2021
  1. Contexte et justification

Le nouveau coronavirus « SARS-CoV-2 », dont la maladie qu’il provoque est appelée la COVID-19, a été signalé pour la première fois en Chine le 31 décembre 2019. Depuis, le virus s’est propagé à travers le monde et la pandémie a été déclarée par l'Organisation Mondiale de la Santé (OMS) le 11 mars 2020. Début avril 2021, le nombre de cas confirmés à travers le monde s’élève à plus de 131 millions et le nombre de décès a près de 3 millions de personnes[1]. Aucun pays n’est épargné.

Tdh a réagi très rapidement depuis le début de la pandémie avec la création d'un mécanisme de réponse à la situation COVID-19 constitué de trois groupes bien coordonnés entre eux et ayant des objectifs spécifiques :

  1. Le Groupe de Suivi COVID-19 avec l’objectif de fournir des orientations et des conseils pour assurer le bien-être et la sécurité du personnel et des bénéficiaires en fonction des principes « duty of care » et « do-no-harm », et d’assurer une communication interne adéquate au sein de l’organisation.

  2. La Task-Force COVID-19 avec l’objectif d’assister les délégations dans le développement et la mise en oeuvre opérationnelle des réponses et de la prévention de la COVID-19 tout en assurant denouveaux financements.

  3. Le Groupe Expertise Technique COVID-19 avec l’objectif de mettre en avant les bonnes pratiques pour le déroulement des activités en limitant les risques sanitaires et assurant la protection des bénéficiaires, comprenant également la mobilisation du personnel dans les domaines du suivi et de l'évaluation (M&E), de la gestion des connaissances (Knowledge Management) et de la sauvegarde.

La situation de la COVID-19 continue d'évoluer chaque jour et les faits montrent qu'elle va durer plus longtemps que prévu. Cette pandémie met en lumière de nouvelles façons de voir le monde, la société, le fonctionnement du travail, la technologie, l’environnement. Elle vient ainsi nous interroger sur notre niveau de préparation face à un tel événement, et nous invite à réfléchir à de nouveaux modes de travail pour affronter au mieux la prolongation de la pandémie et d’éventuelles prochaines crises sanitaires.

Après 12 mois d’existence du mécanisme de réponse de Tdh, il est utile de procéder à un retour d’expérience (REX) en temps réel sur le dispositif en cours afin d'identifier de manière systémique et collective ce qui a et ce qui n’a pas ou moins fonctionné, et pourquoi et comment continuer à s’adapter dans les mois à venir. Par conséquent, des termes de référence (TdR) proposant des objectifs et une méthodologie pour un REX concernant la réponse de Tdh à la situation COVID-19 ont été élaborés et sont présentés dans ce document.

2. Objectifs

L’objectif principal du REX est double :

  • Identifier les leçons apprises & recommandations pour construire un retour à la « normale » (plan de continuité).

  • Construire sur ces leçons apprises et recommandations afin d’être plus efficient et efficace dans la réponse à la crise COVID-19 – ou tout autre crise sanitaire – durant les mois et années à venir (résilience de l’organisation).

Les objectifs spécifiques sont :

  • Identifier les forces et faiblesses propres à la gestion de la crise COVID-19 et dégager des axes d’amélioration.

  • Adapter et améliorer le dispositif de la réponse à la crise COVID-19, du fait que la crise se prolonge dans le temps, sur la base des retours d’expérience des acteurs clés (personnel, bénéficiaires et partenaires).

  • Capitaliser les actions positives et innovantes pouvant perdurer en dehors de la crise COVID-19 sur le plan organisationnel, fonctionnel et technique et ainsi dégager les bases d’un modèle d’action de réponse à une crise sanitaire

3. Champ d'application

Ce REX est global et couvre différents niveaux afin de garantir que l'ensemble de l'organisation puisse bénéficier de ses résultats. Les informations seront recueillies au siège ainsi que dans toutes les délégations concernées. Les expériences des partenaires et des bénéficiaires de Tdh seront également recueillies lorsque cela est pertinent et possible. Les informations provenant d'autres organisations de la solidarité internationale seront également considérées comme une source d'idées d'amélioration.

La gestion de tous les domaines d'intervention seront pris en compte :

  • « Duty of care » and « do-no-harm » envers l’ensemble du personnel de Tdh (siège et terrain), les bénévoles et les bénéficiaires.

  • Élaboration de nouvelles propositions et mise en œuvre de nouveaux projets pour répondre à la crise (un processus général a été adapté pour l'acquisition de subventions COVID-19).

  • Adaptation des projets existants aux nouvelles restrictions/conditions de travail.

  • Système de suivi et d'évaluation spécifique pour la réponse COVID-19.

  • Gestion des ressources humaines, financières et matérielles (investissement en temps du personnel existant, réponse aux demandes des donateurs, accès aux ressources externes).

  • Communication interne et externe (nouvelles hebdomadaires, SharePoint dédié, gestion de l'information).

  • Mécanismes de coordination interne et externe (réunions régulières, organes de coordination régionaux).

Le REX se concentre prioritairement sur des thématiques portant sur la gestion de la crise COVID-19 et la poursuite des activités de l’organisation y compris le réseautage et les partenariats opérationnels. Les thématiques pourraient être élargies en fonction des informations recueillies lors du REX.

Les informations recueillies seront analysées à différents niveaux :

  • Par thématiques spécifiques en lien avec les obligations règlementaires en termes de prévention et gestion de crise.

  • Par fonction.

  • Par implantation géographique.

  • Par services ou prestations.

4. Usages et destinataires

Le rapport du REX COVID-19 a un usage double :

  • Au niveau opérationnel, il fondera l'élaboration d'un mode d’action pour la réponse aux crises sanitaires au sein de l'organisation et pour guider les activités qui s'y rapportent.

  • Au niveau organisationnel, il fondera le « Plan Pandémie » que chaque organisation suisse doit obligatoirement mettre en place.

Par conséquent, le rapport REX est principalement destiné au CODIR (qui fera le lien avec le Conseil de Fondation) et aux responsables des départements, secteurs et programmes. Le rapport sera également partagé avec tous les chef.f.es de délégations et sera présenté à l'ensemble du personnel de Tdh dans le cadre d'un webinaire spécifique. Les résultats du REX seront également partagés avec les partenaires et les donateurs lorsque cela sera jugé opportun.

5. Methodologie

Les éléments du processus général proposé sont :

  • Mise en place d’un Groupe de Travail REX COVID-19 pour finaliser les TdR et suivre régulièrement le travail du/de la consultant.e chargé.e du REX. La composition proposée est la suivante :

o Iveth J. González, coordinatrice Groupe de Suivi COVID-19 (responsable REX COVID-19)

o Thomas Mauget, Task-Force COVID-19

o Virgile Debu, Spécialiste Risque

o Catherine Hallé, Unité Qualité et Redevabilité

o Caroline Haroun-Germann, Santé du personnel

  • Validation et approbation des TdR par le CODIR.

  • Recrutement du/de la consultant.e.

  • Information et demande de participation avant, pendant et après la mise en œuvre du processus.

  • Planification et lancement du processus.

  • Développement de la méthodologie du REX et des outils de collecte, traitement et analyse des données qualitatives et quantitatives afférentes – sur propositions du/de la consultant.e en charge du REX

  • Collecte des données (examens documentaires, entretiens individuels, discussions de groupe, ateliers, etc.). – sur propositions du/de la consultant.e en charge du REX

  • Traitement et analyse des données et rédaction du rapport final avec enseignements et recommandations. – sur propositions du/de la consultant.e en charge du REX

  • Validation du rapport final par le CODIR et partage interne (SharePoint, Webinar).

Le REX sera basé sur le partage des perspectives concernant les événements depuis la phase de déclenchement du plan de crise COVID-19 jusqu’au moment présent à travers la description de ce qui a été fait / mis en place.

Un.e consultant.e proposera une méthodologie détaillée pour conduire le REX. Ce REX « en temps réel » suivra ces recommandations générales :

A. S’appuyer sur la revue documentaire de l’existant : rapport intermédiaire sur la réponse globale de Tdh à la crise COVID-19 (Mars à juillet 2020), documents de cadrage sur la gestion de la crise, rapport d’enquête auprès des points focaux COVID-19 (avril 2021), etc.

B. La base des questionnaires pour des enquêtes, entretiens individuels, ou groupes de travail, doit être extrêmement simple et ouvert. Le minimum pourrait être :

a. Est-ce que les objectifs de la réponse étaient clairs pour vous ?

b. Qu’est-ce qui a bien fonctionné dans la réponse et pourquoi ?

c. Qu’est-ce qui a moins bien ou mal fonctionné ou devrait être amélioré et pourquoi ?

d. Quelles sont les recommandations que vous feriez pour la suite de la réponse ?

e. Quelles sont les recommandations que vous feriez en termes de préparation et d’organisation initiale ?

C. Ces questionnaires doivent être remplis par différentes équipes, impliquées à différents niveaux (siège/terrain, programme/support, etc.). Idéalement, des collègues de tous les niveaux impliqués et pourquoi pas les bénéficiaires et les non-bénéficiaires.

D. Les questionnaires peuvent être remplis par une équipe ou individuellement.

E. Si une équipe répond, on doit identifier les désaccords et citer donc les réponses contradictoires.

F. Les réponses doivent être courtes, simples et lisibles.

G. Si on encadre les équipes, alors les encadrant.e.s peuvent prendre les notes mais les font relire et approuver par l’équipe.

H. Ils ne doivent en aucun cas exprimer un jugement sur les réponses ni influencer les équipes dans leurs réponses ou dans le choix des sujets.

L’effet majeur recherché par le REX est de bénéficier de l’expérience des acteurs d’un projet selon leur propre perception pour améliorer la suivante. C’est une approche inductive et empirique.

Comme dit plus haut, l’élaboration d’un questionnaire simple est une première étape, le choix des panels de répondant.e.s est la suivante sachant que nous ne recherchons pas la représentativité (puisque on ne peut la déterminer) mais l’exhaustivité .

Mettre à disposition un encadrement est une pratique éprouvée pour le REX, en particulier lorsque ce mode de compte-rendu n’est pas familier à l’organisation, mais l’encadrement doit respecter les règles de l’exercice et donc être présenté au préalable.

Le travail se fait depuis la Suisse dans la mesure du possible, de manière à faciliter les rencontres en présentiel au siège. Les entretiens avec les délégations vont se faire de manière virtuelle. Le REX ne prévoit pas des visites du/de la consultant.e dans les délégations. Des sessions peuvent être mises en place et conduites directement sur le terrain (par ex. groupes de discussion).

6. Livrables

Le/La consultant.e fournira :

  1. Un rapport initial comprenant la méthodologie détaillée pour conduire le REX, le calendrier et le plan de travail révisé, et l’analyse documentaire initiale.

  2. Un rapport final préliminaire.

  3. Un debriefing et une présentation du REX au Groupe de Travail REX COVID-19.

  4. Un rapport final révisé incorporant le retour du Groupe de Travail et contenant :

a. Résumé exécutif.

b. Rapport narratif (y compris la méthode utilisée pour réaliser le REX).

c. Tableau récapitulatif avec les principales analyses de données et les graphiques.

d. Tableau récapitulatif avec les principales preuves et conclusions (y compris les enseignements positifs et les bonnes pratiques à consolider).

e. Leçons apprises et recommandations (court, moyen et long terme).

f. Proposition d’un ébauche de modèle d’action de réponse à une crise sanitaire.

  1. Présentation du rapport au CODIR

    Le rapport final sera remis au CODIR pour validation et partagé avec les responsables des départements, secteurs et programmes et les chefs de délégations.

7. Chronogramme pour le / la consultante

Analyse documentaire initiale et rapport initial avec méthodologie détaillée (5 jours ouvrés)

Collecte des données (15 jours ouvrés)
Traitement, analyse des données, rédactions du rapport préliminaires (5 jours ouvrés)
Présentation et debriefing des résultats au groupe de travail (2 jours ouvrés)
Révision du rapport final incorporant le retour du groupe de travail (2 jours ouvrés)
Préparation du webinaire (1 jour ouvré)
Total 30 jours

8. Rôles et responsabilités

CODIR : Valident la réalisation du REX et la composition du Groupe de Travail REX COVID-19, communiquent sur le REX, arbitrent sur les recommandations à retenir à l’issue de l’analyse, valident et suivent le plan d’action issu du REX (point focal : Claudio Rini, Directeur des Opérations).

Groupe de Travail REX COVID-19 : proposition des TdR et du chronogramme, recrutement et suivi du consultant, mise en œuvre du REX, organise et anime des réunions périodiques, sensibilise le personnel sur la méthodologie, assure le recueil des informations (proposition des questions, pilotage du choix des équipes participantes), apporte des connaissances opérationnelles/techniques, participe à l’analyse des données (assure la centralisation des résultats) (point focal : Iveth González).

Personnels : Professionnel.l.es de tous les secteurs impliqués (au siège et sur le terrain) qui permettent le recueil des données et apportent leur point de vue et leur analyse.

Partenaires et contributeurs externes (y compris bénéficiaires) : apportent leur point de vue et participent à l’analyse (méthodologie à préciser).

9. Profil recherché (compétences et expériences)

Le REX COVID-19 sera fait par un.e consultant.e externe, responsable de la définition de la méthodologie et l’animation du processus qui lui permettra de répondre à la commande de Tdh. Ayant une expérience préalable démontrée en matière de REX, et idéalement, sur la COVID-19, en « After Action Review » et « Real-Time Evaluation ». Le/la consultant.e encouragera et aidera le personnel à porter un regard critique sur ses activités et à formuler des solutions créatives aux difficultés qu'il rencontre. Le/la consultant.e sélectionné.e doit avoir des connaissances et expériences en termes d’évaluation ainsi que de fortes valeurs personnelles nécessaires pour assurer la confiance des participant.e.s et le libre partage des opinions et des points de vue concernant la crise (libérer la parole).

L’analyse des résultats sera probablement bien plus qualitative que quantitative, ce qui nécessite la capacité d’analyser le discours et devrait amener :

  • A tirer des conclusions quant aux bonnes et mauvaises pratiques

  • A contextualiser les pratiques en question : sont-elles valables pour la réponse à la crise COVID-19 seulement ? pour toutes les pandémies ? pour toutes les opérations ? etc.

  • A lister les questions en suspens, résultant de perceptions contradictoires et éventuellement, à creuser ces sujets.

  • Il est attendu ici que le/la consultant.e identifie des éléments fondateurs d’un modèle d’action de réponse à toute crise sanitaire, alimentant également les réflexions sur le développement du futur « Plan Pandémie » de Tdh.

10. Budget

Le budget sera fourni par le/la consultant.e dans le cadre de la proposition financière.

How to apply:

11. Procédure pour le recrutement

Les personnes intéressées devront présenter :

  1. Une offre technique comprenant :

· La compréhension des enjeux du REX et des Termes de Référence (TdRs)

· La méthodologie et outils proposées

· Le chronogramme présentant les détails pour la réalisation de chacune des phases du REX.

  1. Une offre financière comprenant un budget détaillé par rubrique.

  2. Un CV et lettre de motivation

  3. Exemples d’études similaires

  4. Des contacts de références

Les candidatures seront évaluées par le Groupe de Travail REX COVID-19. Les candidats devront envoyer l’ensemble de cette documentation en format électronique à la coordinatrice du Groupe de Suivi COVID-19 à l’adresse Iveth.Gonzalez@tdh.ch au plus tard le 21 mai 2021.

Les documents de référence sont à retirer auprès de : Iveth.Gonzalez@tdh.ch



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