Siège - Un·e Stagiaire Opérations / Pôle Asie-Europe à Asnières-sur-Seine

NGO Jobs / UN Jobs Vacancy



Country: France
Organization: Première Urgence Internationale
Closing date: 8 Mar 2021

Statut : Stage conventionné de 6 mois

Début : 1er mars 2021

Lieu: SIÈGE à Asnières-sur-Seine

Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité. L’association mène environ 200 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PUI intervient en appui à près de 6 millions de personnes dans 22 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, en Europe de l’Est et en France.

Découvrez notre histoire et nos valeurs.

Première Urgence Internationale recrute, pour sa Direction des Opérations, un·e Stagiaire Opérations / Pôle Asie-Europe à Asnières-sur-Seine.

OBJECTIF GLOBAL

Vous assisterez le·a Chargé·e de Programmes du Pôle dans l’élaboration, la mise en œuvre et le suivi opérationnel (suivi contractuel et suivi activités/qualité des projets) des programmes de terrain mis en place par PUI. Vous contribuerez particulièrement à la veille des opportunités de financement, au suivi contractuel, au suivi des règles bailleurs, à l’archivage et à l’organisation du départ et retour des expatriés. Vous apprendrez ainsi à maîtriser la gestion et le suivi des projets et vous vous familiariserez avec l’action humanitaire et le fonctionnement d’un siège.

Pays en charge : Birmanie, Bangladesh, Corée du Nord, Ukraine et France

ACTIVITES PRINCIPALES

Sous la responsabilité du chargé·e de programmes vous serez chargé·e d’appuyer le pôle dans les activités suivantes :

Suivi des contrats de financement

  • Mise à jour mensuelle du suivi des contrats
  • Suivi des paiements et des demandes de paiements
  • Participation au déploiement du logiciel de gestion des contrats AidPortfolio
  • Création des fiches contrats et demande de codes opérationnels
  • Lecture et connaissance des contrats des projets sur le pôle

Organisation et participation aux briefings et débriefings des expatriés

  • Mise à jour, préparation et envoi du kit briefing (clé USB et papier) pour les expatriés en partance –y compris le « welcome kit »;
  • Organisation du planning des briefings avec les départements support et programme ;
  • Participation aux briefings et débriefings des expatriés

Participation au travail de veille des bailleurs et opportunités de financement

  • Organisation d’une veille des financements proposés par les bailleurs chaque semaine, en collaboration avec les autres stagiaires Opérations de PUI ;
  • Lecture et résumé des appels à projet, y compris concernant la partie administrative et les stratégies bailleurs
  • Préparation des dossiers et annexes administratives des dossiers de financement

Secrétariat et archivage

  • Participation au suivi des dossiers administratifs des missions (délégations de pouvoir, légalisation de documents administratifs, etc.) ;
  • Envoi des courriers (contrats et autres)
  • Participation aux réunions de coordination du pôle et rédaction des comptes rendus ;
  • Participation au travail d’archivage des dossiers (électronique et papier)
  • Aide à la préparation des audits
  • Support à l’archivage comptable
  • Archivage électronique

Appui au suivi et développement de projet

  • Relecture et commentaires de propositions de projet
  • Relecture et commentaires de rapports intermédiaires et finaux
  • Préparation et/ou relecture des outils de suivi de projet

En fonction du volume d’activités et des priorités du pôle, vous pourrez également venir en appui à d’autres services et ainsi vous préparer à une plus grande diversité de métiers au sein de notre organisation. Enfin, vous pourrez participer aux différentes formations proposées (préparation au départ des expatriés, modules techniques, formation en finance et logistique, etc.).

D’une manière générale, vous devrez appuyer le·a Chargé·e de Programmes (et ponctuellement le·a Responsable Géographique) selon les urgences du pôle.

La vocation de ce stage est de permettre au candidat de se préparer à un départ sur le terrain, si son université/organisme de formation l’y autorise, que son attitude et ses compétences le lui permettent, et qu’une opportunité se présente à la fin du stage. Le départ sur le terrain en fin de stage n’est donc pas garanti mais constitue un prérequis dans la motivation comme dans la disponibilité.

PROFIL

  • Niveau Master 2
  • Formation supérieure en gestion de projets en solidarité internationale ou Master Sciences Sociales/Sciences Politiques ;
  • Expérience de travail en équipe, expérience en milieu associatif et/ou à l’international appréciée ;
  • Très bonne maîtrise de l’anglais, à l’écrit et à l’oral, indispensable ;
  • Très bonnes capacités rédactionnelles ;
  • Autonomie, curiosité, capacité d’adaptation, calme, force de proposition, organisation ;
  • La maîtrise du pack office est indispensable (Word, Power Point et Excel).

CONDITIONS PROPOSEES

  • Statut : Stage conventionné de 6 mois
  • Date de démarrage : 1er mars 2021
  • Gratification : 3.90/ H
  • Convention de stage tripartite obligatoire
  • Avantages : 1 RTT par mois, prise en charge à hauteur de 60% des Tickets Restaurant et 50% du titre de transport

How to apply:

Merci d’adresser CV et lettre de motivation sous la référence STAGEASIE2021 à Sixtine GAUTHEY, Chargée de Recrutement, sur recrutement-stages@premiere-urgence.org



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