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UN Jobs / NGO Job Vacancy : Senegal: Réceptionniste et Assistant Administratif

NGO Jobs / UN Jobs Vacancy



Organization: International Organization for Migration
Country: Senegal
Closing date: 10 Jun 2018

Créée en 1951, l'OIM est l'organisation intergouvernementale de premier plan dans le domaine des migrations et travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L'OIM s'emploie à promouvoir une migration humaine et ordonnée au profit de tous. Elle le fait en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.

Contexte:

Dans le cadre d’un projet Sécurité, soutien et solutions sur la route de la Méditerranée centrale, financé par le Département du Développement international du Royaume Uni, l’Organisation internationale pour les migrations (OIM) au Sénégal cherche un/e réceptionniste et assistant/e administrative, basé/e à Tambacounda.

Sous la supervision directe du chef de bureau, il/elle sera chargé/e de :

Responsabilités:

Effectuer les taches de secrétariat du sous bureau dans son ensemble, comprenant notamment :

  1. La réception et la transmission de toute correspondance destinée au bureau ;

  2. Le maintien des dossiers pour les correspondances entrante et sortantes liées aux différents domaines d’activités ;

  3. L’accueil des invités et visiteurs du bureau et la liaison avec les responsables de service à leur arrivée ;

  4. Assurer que les systèmes de l’OIM pour le courrier soient respectés ;

  5. Prévenir les responsables des absences des personnels pour raisons médicales ou autres ;

  6. Recevoir et transmettre les appels téléphoniques et le registre des appels ;

  7. Maintenir un suivi avec les gardiens du bureau, les opérateurs radios et les chauffeurs durant les heures de travail ;

  8. Assister l’assistant administration et finance dans le suivi des inventaires du bureau ;

  9. Dans le cas de l’absence de l’opérateur radio, effectuer un remplacement de cet opérateur ;

  10. Se maintenir au courant des projets et activités de l’OIM pour explications auprès des visiteurs ;

  11. Procéder à toutes autres tâches appropriées demandées par le chef de bureau, et les chefs de services.

Qualifications requises et Expérience

Education

Formation en secrétariat, administration des affaires ou autres thématiques connexes.

Expérience

· Au moins 3 ans d’expérience dans une position similaire, ou 1 an d’expérience si titulaire d’une licence, par exemple dans une ONG ou une organisation internationale, constitue un atout ;

· Bonnes capacités rédactionnelles, d’organisation et d’utilisation des ordinateurs ;

· Engagement personnel, efficacités, flexibilité, axé sur les résultats, capacité de travailler efficacement et harmonieusement avec une équipe de collègue de différentes cultures et parcours pressionnels ;

· Capacité à travailler de longues heures sous pression.

Langues

Bonne maitrise du français (parlé et écrit) et des langues locales. Des connaissances en anglais sont un atout.

Compétences requises

· Responsabilité : capacité à prendre la responsabilité pour action et à répondre positivement à des critiques constructives ;

· Orientation client – travaille efficacement avec les clients et partenaires ;

· Apprentissage continu – favorise l'apprentissage continu pour soi-même et pour les autres ;

· Communication - écoute et communique clairement, en adaptant son message au public cible ;

· Créativité et initiative - recherche activement de nouvelles façons d'améliorer les programmes ou les services ;

· Leadership et Négociation - développe des partenariats efficaces avec les parties prenantes internes et externes ;

· Gestion de la performance - identifie les moyens et mets en œuvre des actions pour améliorer la performance de soi et celle des autres ;

· Planification et organisation – planifie le travail, anticipe les risques et fixe des objectifs dans le cadre de ses responsabilités ;

· Professionnalisme - affiche la maîtrise du sujet ;

· Travail d'équipe - contribue à un environnement d'équipe collégial ; intègre les besoins, les perspectives et les préoccupations liés au genre et promeut la participation égale des femmes et des hommes ;

· Veille technologique - affiche une connaissance des solutions technologiques pertinentes ;

· Mobilisation des ressources - travaille avec les parties prenantes internes et externes pour répondre aux besoins en ressources de l'OIM.

Autres

Toute offre en rapport à cet avis de vacance est sujette à la confirmation du financement.

L’embauche sera soumise à une certification que le candidat est apte pour l’emploi envisagé et à la vérification du statut de résident, du visa et des autorisations par le gouvernement concerné, le cas échéant.

Seuls les candidats résidant soit dans le pays du lieu d'affectation, soit dans un pays voisin situé à proximité du lieu d'affectation seront pris en considération. Dans tous les cas, la résidence légale dans le pays du lieu d'affectation, ou dans le pays voisin situé à proximité du lieu de travail, et le permis de travail, selon le cas, sont indispensables pour occuper ce poste.


How to apply:

Comment postuler:

Les personnes intéressées sont invitées à soumettre leur candidature par message électronique à l’adresse recrutementdkr@iom.int en mentionnant la référence du poste en objet : SVN-CO-018-2018. Les candidatures doivent comporter un CV détaillé et une lettre de motivation dans un fichier unique.

La date limite de réception des candidatures est fixée au 10-juin-18

Les candidats (es) présélectionnés (es) seront contactés (es).