Nov 15, 2017

Mali: Coordinateur/trice Admin, Finances & RH - Mali

NGO/UN Job Vacancy



Organization: Médecins du Monde - Belgique
Country: Mali
Closing date: 31 Dec 2017

CONTEXTE

Médecins du Monde (MdM) est une association médicale de solidarité internationale active dans plus de 70 pays. A l’international, les équipes de Médecins du Monde soignent les populations les plus vulnérables, les victimes de conflits armés ou de catastrophes naturelles.

Médecins du Monde Belgique (MdM) intervient au Mali depuis plus de 15 ans en soutien au système de santé malien. Depuis 2012, dans le cadre de la crise humanitaire qui sévit au Mali, MdM a développé des projets d’urgence pour répondre aux problèmes sanitaires et nutritionnels sur les régions de Ménaka et Gao avec un bureau de coordination à Bamako.

Aujourd’hui, Médecins du Monde Belgique soutient plus d’une quarantaine de centres de santé dans le nord du Mali. Au travers de ses actions au Mali, Médecins du Monde Belgique assistera en 2017 plus de 300.000 bénéficiaires.

Pour notre Mission au Mali, nous recherchons un/une Coordinateur-trice Admin, Finances & RH (poste en expatriation uniquement)

FONCTION

Le/la coordinateur/trice RH Admin Finances est sous la responsabilité hiérarchique du/de la Coordinateur/trice Général/e de la mission de MdM au Mali et travaille en étroite collaboration avec l’équipe de coordination de la mission ainsi qu’avec les référents et référentes RH et Finances au siège de MdM à Bruxelles.

En tant que membre de l’équipe de coordination de la mission il/elle participe également aux réunions de coordination et à la réflexion générale sur la gestion de la mission et des projets au Mali.

Il/elle s’assure que la situation de l’administration, des Ressources Humaines et des Finances de la mission Mali réponde aux besoins des projets opérationnels et soit conforme aux procédures institutionnelles en vigueur et applicables sur la mission.

Basé à Bamako, le/la coordinateur/trice RH Admin Finances assure la supervision directe des assistants/assistantes RH Admin et Finance, eux/elles aussi basé-e-s à Bamako, et leur apporte son soutien technique dans ses domaines de compétences si nécessaire.

PRINCIPALES TACHES

Ressources humaines

· Mettre à jour régulièrement l’organigramme de la mission et contribuer à sa mise en place (définition des PP, procédures de recrutement, de fin de contrat, de licenciement, etc)

· Préparation et suivi du planning annuel des activités administratives et RH

· Analyser l’évolution du set up RH et assurer la mise à jour des organigrammes et tableaux de bord.

· Responsabilité du suivi des RH de la mission en toute impartialité.

· Support aux autres coordinateurs et superviseurs pour les aspects pratiques de la gestion des RH au quotidien.

· Encadrer l’équipe Administrative et RH.

· Traduire les besoins en RH dans le budget.

· Responsabilité du suivi des mouvements internationaux des expatriés.

· Superviser l’organisation des briefings/débriefings en début et fin de mission.

· Briefing/débriefing admin/RH/Fin pour chaque expatrié en début et fin de mission.

· Suivi administratif des expatriés en étroite collaboration avec le Siège.

· Responsabilité de l'application et du respect du Guide de l’expatrié en mission.

· Garantir le respect du règlement intérieur sur toute la mission.

· Superviser la mise à jour des dossiers du personnel et en assurer l’archivage.

· Maintenir des bonnes relations avec l’Inspection du travail et la médecine du travail

Gestion administrative et légale

· Garantir le respect des obligations légales dans toutes les activités administratives en collaboration avec le conseil juridique et fiscal de la mission.

· Participer à la rédaction des différentes conventions de collaboration (accord cadre, contrats, conventions avec les partenaires…) et valider leur conformité administrative et légale avec la législation nationale.

· Coordonner et superviser la gestion des contrats de bail, les contrats des consultants et prestations de service.

· Tenir à jour un tableau récapitulatif des contrats (locations, achat, etc) et assurer leur bon archivage

· Suivre les paiements des contrats signés sur le terrain (en collaboration avec le Siège selon le lieu de paiement).

· Suivre les risques financiers, en particulier ceux attachés à la politique RH (provisions des indemnités de fin de contrat notamment) en collaboration avec le coordinateur général.

· Assurer le suivi mensuel des contrats de financements et de la réalisation des lignes de financement.

· Transmettre un suivi mensuel au terrain et à la coordination.

Gestion financière

· Réaliser, consolider et valider les prévisionnels de trésorerie mensuels pour tous les projets et transmission au siège.

· Suivi des demandes de trésorerie auprès du siège.

· Approvisionner les comptes des bases de la mission en veillant au respect des règles de sécurité des fonds en vigueur sur la mission.

· Clôtures mensuelles définitives comptables (contrôle des imputations comptables, analytiques et budgétaires, lettrage des avances, virements internes…) et en assurer l’envoi au siège dans les délais prévus via la checklist de clôture mensuelle ;

· Superviser la saisie des données comptables, extra comptables et expatriés dans le logiciel comptable.

· Elaborer les budgets des projets en collaboration avec les coordinateurs et administrateurs.

· Préparer le budget annuel de la mission ainsi que sa révision.

· Valider les prévisionnels de dépenses des bases.

· Contrôler les coûts de fonctionnement de la mission.

· Produire et archiver les rapports financiers intermédiaires.

· Superviser le pré-audit des contrats de financement bailleurs (factures, présentation des classeurs).

· Suivre les risques financiers, en particulier ceux attachés à la politique RH (provisions des indemnités de fin de contrat notamment) en collaboration avec le coordinateur général.

· Assurer le suivi mensuel des contrats de financements et de la réalisation des lignes de financement.

· Garantir la bonne utilisation des fonds, en conformité avec les contrats de financement, dans le respect des procédures internes ainsi que des règles des bailleurs de fonds, en lien avec la coordination logistique

· Tenir à jour le tableau d’affectation de la mission

· Transmettre un suivi mensuel au terrain et à la coordination.

· Fournir des outils de gestion financière aux responsables de base, chefs de projets, coordinateurs, au siège

PROFIL REQUIS (profil expatrié)

· Diplôme universitaire en sciences économique, gestion, sciences politiques, Droit, Gestion de projet, santé publique ou expérience équivalente en ONG.

· Minimum 2 ans d’expérience dans une fonction de coordination administrative et financière de projet.

· Expérience en expatriation pour une ONG internationale indispensable.

· Bonne connaissance des principaux bailleurs de fonds (DGD, EUROPAID, UNICEF, OFDA, …).

· Parfaite maîtrise du Français et bonne connaissance de l’anglais.

· Parfaite maîtrise du pack MS Office et du logiciel comptable SAGA.

· Connaissance des politiques et procédures de base pour les volets Administration, RH et Finances.

· Compétences d’analyse et de synthèse.

· Parfaite organisation personnelle.

· Pédagogie et compétences en management et en coaching.

· Rigueur et moralité. Diplomatie. Esprit d’équipe. Flexibilité. Bonne gestion du stress. Leadership.

NOUS OFFRONS

· Un cadre de travail dynamique et international avec un soutien rapproché depuis le siège de MdM-BE à Bruxelles.

· Une mission de terrain au cœur des activités de Médecins du Monde.

· Un contrat à durée déterminée (CDD – 1 an) renouvelable.

· Lieu de mission : Bamako

· Une rémunération en lien avec votre profil et votre expérience, assortie d’avantages.


How to apply:

INTERESSE(E) ?

Merci d’adresser votre candidature sans tarder en utilisant le formulaire de candidature approprié sur notre site via le lien ci-dessous, avant le 31/12/2017

http://ift.tt/2nimUTu

Merci de spécifier l’intitulé du poste dans l’objet : « Coordinateur RH/Admin/Fin»

Seuls les candidats retenus seront contactés et MdM-BE se réserve la possibilité de finaliser un recrutement avant la date de clôture de réception des candidatures.Nous vous remercions pour votre intérêt envers Médecins du Monde et nous vous souhaitons beaucoup de succès dans votre parcours professionnel**