Jul 17, 2017

Democratic Republic of the Congo: Grants Manager

NGO/UN Job Vacancy



Organization: International Rescue Committee
Country: Democratic Republic of the Congo
Closing date: 13 Aug 2017

BACKGROUND:

With headquarters in Kinshasa and field offices in the provinces of North Kivu, South Kivu, Haut Katanga and Tanganyika, the IRC is one of the largest humanitarian actors in the Democratic Republic of Congo (DRC). The IRC aims to save lives, to strengthen Congolese institutions and to reinforce social cohesion through carefully designed and professionally-implemented programs. The IRC has been working in the DRC since 1996 and currently operates in five core programming areas - primary health care, community-driven reconstruction and local governance, women's empowerment and the prevention and mitigation of gender-based violence, education, and emergency preparedness and response. These programs reflect IRC's guiding principles of capacity-building; participation; partnership; protection and promotion of human rights; and holistic programming.

Since May 2017, the IRC implements an Integrated Water Resource Management (IWRM) program in collaboration with its consortium partners, Search for Common Ground and ZOA, with funding from the Dutch Ministry of Foreign Affairs. The program's goal is to reduce conflict and increase stability in the Ruzizi Plain in South Kivu through increased and more equitable access to land and water for household and agricultural use, and improved governance around the use of land and water resources.

Scope of Work:

The Grants Manager will work with IRC and partner staff to facilitate the production of timely, high quality donor and internal reports and will manage the overall grant management and sub-grant management cycle, including tracking expenditure and program progress against program documents, organizing internal grant review meetings and with partners, processing program modifications, and filing grant documents among others. The Grants Manager will also provide colleagues with proactive advice on donor and IRC regulations compliance for the IWRM Program. In collaboration with the Grants Coordinator and program staff, the Grants Manager will also be responsible for the management of sub-awards with consortium partners and other local organizations, as well as for the development of project proposal that have the potential to complement and enhance the work done under the IWRM program. The Grants Manager will report to the IRC DRC Grants Coordinator and will work closely with the IWRM Program Director, Kinshasa-based Technical Directors, Kinshasa-based support staff and the provincial heads of offices. This position will be based in Bukavu, South Kivu Province. Limited travel to Kinshasa may be required.

Responsibilities:

Maintain positive and constructive relationships with the program donor, in-country and abroad

  • The Grants Manager serves as IRC DRC focal point for the production of donor reports for the IWRM Program; this includes liaison with IRC DRC teams and IRC UK for production, review and submission of reports via the relevant donor interlocutor;
  • Donor reporting requirements are communicated to relevant program and support staff in a timely manner and tracked to yield timely submissions;
  • Donor reports are reviewed for accuracy and quality. This may involve substantial editing, translation and contributing to writing.
  • Donor queries are communicated to relevant team members and addressed in a timely manner;
  • Liaison or representation requirements to donors as the need arises and/or in the absence of regular donor focal points are fulfilled.

Grants Compliance Monitoring and Management

  • A broad and deep understanding of donor regulations and the terms of the IWRM grant agreement as well as IRC regulations and procedures is developed and maintained by the Grants Manager. Relevant program and support staff are trained in these areas with the support of the Grants Coordinator and the Program Director;
  • Compliance risks/issues are proactively identified and advice is offered to grants focal points and other IRC DRC staff (senior management, finance, procurement, etc.);
  • In collaboration with the Grants Coordinator and the Program Director, the Grants Manager ensures that IRC grant management systems (including Grant Opening, Grant Review and Grant Closing meetings) are respected and compliance concerns identified through these systems are addressed in a timely and appropriate manner;
  • The IRC DRC grants information management and filing system is respected and all donor contractual documents, reports, key correspondence etc. are appropriately filed in up-to-date and consistent soft and hard libraries.

Ensure quality and timely proposal revision and opportunity identification

  • Program revisions (issuing and management of timelines and development processes, writing and editing, review, liaison with writers and reviewers etc) are coordinated and completed effectively as requested by the IWRM Program Director and the Grants Coordinator.
  • The IRC DRC system for handling proposal revisions with management, programs, finance and operations departments to yield timely and quality submissions is understood and respected;
  • Monitoring, research and analysis into donor strategies around peace-building and stabilization is carried out and shared with program staff;
  • As needed, assist in the development of new project proposals for donors, which build upon experience implementing the IWRM Program.

Sub-award management

  • Ensure quality sub-award management in compliance with the IRC's Sub-award Partner Management System, including sub-award start-up, sub-award implementation monitoring, management and accountability, and appropriate sub-award close-out.
  • Track sub-award partners' deliverables and ensure that partners' contractual reports are reviewed and feedback is provided.
  • Process sub-awards modifications in a timely manner ensuring that relevant IRC units provide their inputs and approve the modification.'
  • Organize sub-award opening, review and closing meetings with partners and IRC relevant units to ensure that partners' program implementation is on track according to work plan and log frame approved by the donor.

Skills / Experience:

  • Good communicator with strong organizational, time management and analytical skills
  • Excellent inter-personal, cultural and diplomatic skills
  • Fluency in French and English, spoken and written, is essential
  • Superior writing and editing skills. At least one year of previous experience preparing donor reports.
  • Ability to meet juggle competing priorities, meet demanding deadlines and work under pressure
  • Strong computer skills: must be competent in the use of Windows MS office programs (Word, Excel), email programs, etc.
  • Prior professional experience, preferably in Africa in a post-conflict and/or conflict setting;
  • Demonstrated experience in grants management or program development preferred;
  • Technical expertise in conflict management, mitigation and peacebuilding would be advantageous;
  • Prior knowledge of Dutch Government regulations is an advantage.

SECURITY SITUATION / HOUSING

This is an unaccompanied post based in Bukavu, South Kivu, with frequent travel to field locations within South Kivu. Comfortable and secure shared housing is provided by the IRC. The current security situation in eastern DR Congo is unpredictable and complex, but all possible measures are taken by the IRC to ensure staff safety and security.

Contexte

L'International Rescue Committee est l'un des plus importants acteurs humanitaires de la République Démocratique du Congo (RDC), dont le siège est à Kinshasa et les bureaux extérieurs dans les provinces du Nord-Kivu, du Sud-Kivu, du Haut Katanga et du Tanganyika. L'IRC vise à sauver des vies, à renforcer les institutions congolaises et à renforcer la cohésion sociale par des programmes soigneusement conçus et mis en uvre par des professionnels. L'IRC travaille en RDC depuis 1996 et opère actuellement dans cinq domaines de programmation de base- soins de santé primaires, reconstruction communautaire et gouvernance locale, responsabilisation des femmes et prévention et atténuation de la violence sexuel, éducation et préparation aux situations d'urgence et réponse. Ces programmes reflètent les principes directeurs de l'IRC en matière de renforcement des capacités; participation; partenariat; La protection et la promotion des droits de l'homme; Et la programmation holistique.

Depuis mai 2017, l'IRC met en uvre un programme intégré de gestion des ressources en eau en collaboration avec ses partenaires Search for Common Ground et ZOA, avec financement du ministère des affaires étrangères néerlandais. L'objectif du programme est de réduire les conflits et d'accroître la stabilité dans la plaine de Ruzizi grâce à un accès accru et plus équitable à la terre et à l'eau pour l'usage domestique et agricole et une meilleure gouvernance autour de l'utilisation des terres et des ressources en eau.

Champ d'application

Le/la gestionnaire des subventions travaillera avec l'IRC et le personnel des partenaires pour faciliter la production de rapports bailleur et internes de haute qualité et gérera le cycle global de gestion de subventions et de sous-subventions, y compris le suivi des dépenses et l'avancement du programme par rapport aux documents du programme approuvés par le bailleur, l'organisation des réunions de revue de subvention avec les partenaires et en interne avec le staff IRC, le traitement des amendements au programme, et l'archivage des documents programme entre autres. Le/La gestionnaire de subventions fournira aux collègues des conseils proactifs sur la conformité du programme aux règles du bailleur et de l'IRC. Le/La gestionnaire des subventions rapportera directement à la Coordinatrice de subventions, mais collaborera étroitement avec le Directeur programme, les directeurs techniques basés à Kinshasa et les chefs de bureau provinciaux. Cette position sera basée à Bukavu, dans la province du Sud-Kivu. Un voyage limité à Kinshasa peut être nécessaire.

Responsabilités:

Maintenir des relations positives et constructives avec les bailleurs, dans le pays et à l'étranger

  • Le gestionnaire des subventions sert de point focal de la RDC pour la production des rapports des donateurs pour le programme IWRM; Cela inclut la liaison avec les équipes IRC RDC et IRC UK pour la production, l'examen et la soumission des rapports via l'interlocuteur correspondant du bailleur ;
  • Les exigences des bailleurs de fonds sur les rapports sont vite communiqués aux staffs concernés des programmes et de support et le suivi est fait pour soumettre les rapports à temps;
  • Les rapports destinés aux bailleurs sont revus pour l'exactitude et la qualité. Ce qui peut impliquer des modifications importantes, la traduction et la contribution à la rédaction.
  • Les questions posées par les bailleurs de fonds sont communiqués aux membres de l'équipe concernés et traitées à temps;
  • Les exigences de liaison ou de représentation chez les bailleurs, selon le besoin et / ou en l'absence de points focaux réguliers des bailleurs sont remplies.

Suivi de la conformité et gestion générale de la subvention

  • Le Gestionnaire des subventions développe et maintient une compréhension large et approfondie des politiques du bailleur et des termes de la convention de subvention IWRM ainsi que des règlements et des procédures de l'IRC. Le personnel pertinent du programme et le personnel de soutien est formé dans ces domaines avec l'appui de la coordinatrice de subventions, et du directeur de programme;
  • Les risques et les questions de conformité sont identifiés de manière proactive et des conseils sont offerts aux points focaux des bourses et aux autres membres du personnel de la RDC (cadres supérieurs, finances, achats, etc.);
  • En collaboration avec la coordinatrice des subventions et le directeur du programme, le/la gestionnaire des subventions veille à ce que les systèmes de gestion des subventions (y compris l'ouverture des subventions, l'examen des subventions et la clôture des subventions) soient respectés et que les problèmes de conformité identifiés par ces systèmes soient traités en temps opportun;
  • Le système de gestion et de classement des demandes de subvention de l'IRC-RDC est respecté et tous les documents contractuels, rapports, correspondances clés, etc. des donateurs sont dûment déposés dans des bibliothèques douces et rigides à jour et cohérentes.

Assurer la qualité et la révision de la proposition en temps voulu et l'identification des opportunités

  • Les révisions des programmes (publication et gestion des timelines et des processus de développement, rédaction et révision, examen, liaison avec les rédacteurs et les réviseurs, etc.) sont coordonnées et complétées efficacement ;
  • Le système de l'IRC-RDC pour traiter les révisions de propositions avec les départements de gestion, de programmes, de finances et d'opérations pour produire des présentations en temps voulu et de qualité est compris et respecté;
  • Le suivi, la recherche et l'analyse des stratégies des Bailleurs des fonds autour de la consolidation de la paix et de la stabilisation sont réalisés et partagés avec le personnel du programme;
  • Si nécessaire, aider à l'élaboration de nouvelles propositions de projets pour les bailleurs de fond, qui s'appuient sur l'expérience de la mise en uvre du programme IWRM.

Gestion de sous-subventions

  • Assurer une gestion de sous-subventions de qualité en conformité avec le système de gestion de sous-subventions de l'IRC, y compris le démarrage des sous-subventions, le suivi, la gestion des sous-subventions et la redevabilité des partenaires, ainsi que la clôture des sous-subventions.
  • Suivre la soumission de livrables de la part des partenaires et veiller à ce que les rapports contractuelles des partenaires soient examinés et des commentaires leurs soient fournis.
  • Traiter les modifications des sous-subventions en temps opportun en veillant à ce que les départements de l'IRC fournissent leurs inputs et approuvent la modification
  • Organiser des réunion d'ouverture, revue et clôture de sous-subventions avec les partenaires afin de s'assurer que la mise en uvre du programme est sur la bonne voie conformément au plan de travail et au cadre logique approuvé par le bailleur.

Compétences / Expérience

  • Bon communicateur avec de solides compétences organisationnelles, de gestion du temps et d'analyse
  • Excellentes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques
  • La maîtrise du français et de l'anglais, parlé et écrit, est exigée
  • Grandes aptitudes de rédaction et d'édition. Au moins un an d'expérience précédente dans la préparation des rapports destinés aux bailleurs.
  • Capacité à concilier des priorités concurrentes, respecter des délais très serrés et à travailler sous pression
  • Solides compétences en informatique: doit être compétent dans l'utilisation des programmes MS Windows Office (Word, Excel), messagerie, etc.
  • Une expérience professionnelle préalable, de préférence en Afrique dans une situation post-conflit et / ou dans un environnement de conflit;
  • Expérience démontrée en gestion dans la gestion des subventions ou l'élaboration des programmes est préférable;
  • Une expertise technique en matière de construction et gestion de la paix est un atout;
  • La connaissance préalable des réglementations néerlandaises de subventions est un atout.

SIUATION SECURITAIRE/ LOGEMENT

Il s'agit d'un poste non accompagné basé à Bukavu, dans le Sud-Kivu, avec des déplacements fréquents vers des sites situés au Sud-Kivu. Un logement partagé confortable et sécurisé est fourni par l'IRC [I1] . La situation actuelle en matière de sécurité dans l'est de la RD Congo est imprévisible et complexe, mais toutes les mesures possibles sont prises par l'IRC pour assurer la sécurité du personnel.

[I1] Not individual housing


How to apply:

Please follow this link to apply: http://ift.tt/2urMf4i